ELEKTRONICKÁ FAKTURACE

Elektronická fakturace

KLATT s.r.o. se rozhodl zavést elektronickou fakturaci.

Máme pro to hned několik důvodů: 

- jednak tento způsob doručování faktur zkracuje dobu jejího doručení a zároveň šetří čas i peníze na obou stranách – u vystavitele faktury i jejího příjemce 

- také je jasné, že elektronické faktury je možné lépe archivovat a pokud je potřebujete, rozhodně je najdete rychleji v elektronické verzi, než v papírové

- v neposlední řadě také významně šetříme životní prostředí. Elektronická fakturace není jen módním trendem, ale užitečným nástrojem, který doufáme, ocení i naši klienti.

I český právní řád pamatuje na elektronické faktury, ale vyžaduje souhlas příjemce faktur s tímto způsobem zasílání dokladů (konkrétně jde o zákon č. 235/2004 Sb. o DPH, § 26 odst. 4). Aby KLATT s.r.o. dostál tomuto zákonu, spustil emailovou kampaň, ve které je odkaz na vyplnění krátkého dotazníku. Pokud jste tento email neobdrželi, můžete svůj souhlas se zasíláním faktur v elektronické podobě sjednat i s Vaším account manažerem, a to při uzavření další objednávky na produkty KLATT s.r.o.

Nejčastější dotazy týkající se elektronické fakturace 

Jak bude celý systém fungovat?

Velmi jednoduše. Po zanesení Vašeho souhlasu do našeho systému již nebudete dostávat fakturu (za některé služby) v papírové formě, ale e-mailem ve formátu PDF. K otevření tohoto formátu není z vaší strany nutná žádná úprava, stačí jen běžný a volně dostupný software. Můžete se sami rozhodnout, zda si fakturu vytisknete, případně v kolika kopiích, nebo uložíte v elektronickém formátu.

Co je elektronická faktura (e-faktura)?

Elektronická faktura (e-faktura) plně nahrazuje klasickou papírovou fakturu. Každá elektronická faktura je opatřena digitálním elektronickým podpisem tak, aby splňovala veškeré zákonné náležitosti. Zasíláme ji e-mailem jako přílohu ve formátu PDF.

Je elektronická fakturace legální?

Elektronická fakturace je českými i evropskými zákony uznávaná a podporovaná forma vystavování, zasílání a uchovávání daňových dokladů (faktur). Elektronické daňové doklady mají stejnou váhu jako papírové. Podrobné legislativní podmínky používání daňových dokladů v elektronické podobě naleznete v následujících zákonech (ve znění pozdějších předpisů): Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH; Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.

K čemu je využíván elektronický podpis?

Elektronický podpis neslouží jen jako náhrada razítka a ručního podpisu pověřené osoby, ale tvoří mechanismus, který zajišťuje, že elektronicky dokument pochází skutečně od daného dodavatele a nebyl někým pozměněn

Jak funguje elektronický podpis?

Pomocí algoritmu se vytvoří řetězec znaků tzv. hash funkce, která je následně podepsána (ve skutečnosti zašifrována) privátním klíčem odesílatele. Při validaci se naopak používá veřejný klíč, který dokáže data rozšifrovat a ověřit, zda byla podepsána privátním klíčem odesílatele. Aby byl elektronický podpis důvěryhodný a uznatelný, je nutno při podepisování použít kvalifikovaný certifikát, což je zpráva podepsaná certifikační autoritou, která obsahuje informace týkající se odesílatele, jako je jméno, název organizace, IČ apod. a zaručuje, že jsou tyto údaje správné.

Proč vyžadujete souhlas se zasíláním e-faktur?

Abychom Vám mohli zasílat daňové doklady v elektronické podobě, musíme si k tomu na základě platné legislativy vyžádat Váš souhlas (zákon č. 235/2004 Sb. o DPH, § 26 odst. 4.). Proč zasíláte elektronicky pouze faktury za určité služby V současné době stále sjednocujeme interní systémy a jejich technické možnosti. V tuto chvíli jsme tak schopni generovat faktury v elektronické podobě pouze z určitých služeb. V budoucnu ovšem plánujeme postupný přechod na elektronickou fakturaci u všech ostatních služeb. Pokud tedy vaše objednávka bude obsahovat službu, která negeneruje elektronickou fakturu, tak obdržíte fakturu v papírové podobě. Dobropisy zatím nebudeme posílat elektronicky, protože platná legislativa vyžaduje jejich potvrzení Vámi – zákazníkem. Z tohoto důvodu naše dobropisy odcházejí s dodejkou, což v elektronické podobě nelze zcela zaručit.  

Udělení souhlasu s elektronickou fakturací

Pokud nechcete udělit souhlas s elektronickou fakturací, a tím přestat využívat všechny výhody s touto formou fakturace spojené, můžete tak učinit dotazem na email: klatt@klatt.cz .